Jeżeli zdecydowałeś się założyć firmę – gratuluję! Podjęcie decyzji to pierwszy krok do sukcesu. W niniejszym artykule przybliżę proces zakładania jednoosobowej działalności gospodarczej.
Jak założyć firmę?
Ta forma prowadzenia firmy jest najczęściej wybierana przez początkujących przedsiębiorców. Trzy powody – najtaniej, najprościej, najszybciej. W jeden dzień możesz stać się dumnym właścicielem biznesu. W dodatku za darmo! Od czasu wprowadzenia w 2009 roku zasady jednego okienka, zdecydowanie prościej jest dopełnić wszystkich formalności.
“Jedno okienko” pozostaje metaforą w tym przypadku, ponieważ nadal trzeba odwiedzić przynajmniej dwa urzędy, jednak przed wprowadzeniem tej zasady była to istna droga przez mękę. W ten sposób w jedno przedpołudnie można złożyć wszystkie wymagane dokumenty. Co więcej, proces ten można rozpocząć siedząc w domu, przez internet!
1. Enigmatyczne pięć liter – CEIDG
Swoją przygodę zaczynamy od wypełnienia wniosku o wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. Jest to rejestr przedsiębiorców, będących osobami fizycznymi, działających na terenie Polski. Od 2011 roku prowadzony jest w bardzo przystępnej formie, w postaci strony internetowej. Aby złożyć wniosek online lub pobrać wersję do druku, należy wejść na stronę CEIDG pod adresem http://firma.gov.pl i wybrać jeden z poniższych sposobów:
- utworzenie konta w portalu CEIDG i złożenie wniosku online z podpisem elektronicznym
- utworzenie konta w portalu CEIDG, utworzenie wniosku online, wydruk i dostarczenie do urzędu gminy
- utworzenie wniosku online bez zakładania konta, wydruk i dostarczenie do urzędu gminy
- wydruk wniosku z pliku pdf, wypełnienie w formie papierowej i dostarczenie do urzędu gminy
- istnieje jeszcze możliwość przesłania wniosku pocztą, ale wymagany jest do tego akt notarialny poświadczający podpis
Wysłanie wniosku podpisanego elektronicznie wymaga wcześniej utworzonego profilu zaufanego. Jeżeli jeszcze go nie posiadasz, najlepszym rozwiązaniem będzie założenie konta na CEIDG, wypełnienie wniosku online i po wydrukowaniu go, osobiste dostarczenie do właściwego urzędu miasta lub gminy. Ten jeden wniosek odpowiada za wpisanie nas do rejestru przedsiębiorców w CEIDG, nadanie numeru REGON, nadanie lub wskazanie (jeżeli już posiadamy) numeru NIP, zgłoszenia nas jako płatnika ZUS oraz wybór formy opodatkowania. Dlatego nazywa się to zasadą jednego okienka. Informacje z wniosku trafiają do bazy przedsiębiorców, ZUS, GUS oraz urzędu skarbowego.
Podczas wypełniania wniosku zostaniemy poproszeni o zadeklarowanie rodzaju prowadzonej działalności według Polskiej Klasyfikacji Działalności czyli PKD. Warto uważnie przejrzeć katalog, aby jak najlepiej dobrać numery do rodzaju naszej działalności. Ich liczba jest w zasadzie nieograniczona. Możemy wpisać wszystko, czym będziemy chcieli się zajmować jako firma. Jeżeli w przyszłości zmienimy zdanie i będziemy chcieli dodać nowy numer PKD, wystarczy zaktualizować wpis w CEIDG.
Wypełniając wniosek, będziemy musieli również zdecydować się na konkretną formę opodatkowania. Decyzja jest całkowicie dowolna – choć niektóre formy posiadają ograniczenia – i zależy wyłącznie od tego jak chcemy rozliczać się z fiskusem. Mamy do wyboru następujące opcje:
- opodatkowanie na zasadach ogólnych
- podatek liniowy
- karta podatkowa
- ryczałt
Każda forma ma swoje zalety oraz wady. Przed wyborem warto zapoznać się z korzyściami, jakie niesie za sobą każda z opcji, tak aby wybrać najlepiej dopasowaną do naszych potrzeb.
Po złożeniu wniosku zostanie nam nadany numer REGON oraz NIP. REGON jest przyznawany do 7 dni od daty złożenia wniosku, jednak w praktyce jest już nadany na drugi dzień, czasem nawet tego samego dnia. Wystarczy sprawdzić nasz wpis w CEIDG. Tam powinny pojawić się upragnione cyfry. Decyzję pisemną otrzymamy po kilku dniach.
Jeżeli posiadaliśmy wcześniej nadany numer NIP, to pozostaje on niezmieniony. Jeżeli jednak nie mieliśmy z nim wcześniej do czynienia, to zostaje on nadany automatycznie. O tym fakcie również pozostaniemy poinformowani pisemnie. Oba numery NIP i REGON zostaną automatycznie zaktualizowane w rejestrze CEIDG, dlatego o ich nadaniu możemy się dowiedzieć również stamtąd.
2. Wizyta w ZUS
Po złożeniu wniosku w CEIDG zostaje przesłana informacja do ZUS o naszej decyzji i zostajemy zarejestrowani jako płatnik składek. Musimy jednak udać się tam osobiście, aby złożyć deklarację ZUS ZUA lub ZUS ZZA, ponieważ występujemy również jako Ubezpieczony. Można to zrozumieć w następujący sposób: jesteśmy jednocześnie pracodawcą i pracownikiem, stąd rozróżnienie na płatnika oraz ubezpieczonego.
Wybór formularza zależy od tego, czy prowadząc firmę pracujemy jednocześnie na umowie o pracę. Formularz ZUA składamy wówczas gdy działalność gospodarcza to nasze jedyne źródło przychodu i będziemy płacić jednocześnie składki ZUS oraz składkę zdrowotną. Natomiast gdy mamy inne źródło przychodu w postaci umowy o pracę i nasz pracodawca płaci za nas składki ZUS, należy wówczas wypełnić formularz ZZA, informujący że będziemy jedynie odprowadzać składkę zdrowotną (która niestety będzie płacona podwójnie – przez Ciebie oraz przez pracodawcę). Należy nadmienić, że pracując na umowę o pracę, pensja musi być wyższa niż minimalna krajowa. W przeciwnym razie wypełniamy formularz ZUA i płacimy całość składek.
Warto tutaj również wspomnieć, że przedsiębiorca jest zobowiązany do złożenia deklaracji DRA za pierwszy okres rozliczeniowy (następnych już nie musi składać). Jest to informacja wysłana do ZUS, dotycząca wysokości rozliczeń. Jeżeli płacimy minimalne ustawowe składki, to nie ma potrzeby składać jej co miesiąc, ponieważ kwoty nie ulegają zmianie. Gdybyśmy jednak chcieli płacić wyższe składki dobrowolnie, wówczas należy składać deklaracje DRA regularnie.
3. Nie-taki-groźny Urząd Skarbowy
Jako że NIP jest nadany automatycznie w momencie złożenia wniosku CEIDG-1, nie ma potrzeby składać wizyty w urzędzie skarbowym. Jeżeli jednak chcemy zostać czynnym podatnikiem VAT, czyli wystawiać faktury VAT oraz odliczać podatek od zakupów, to musimy złożyć deklarację VAT-R. Trzeba nadmienić, że nie każdy może zostać zwolniony z VAT, dlatego warto zorientować się, czy aby nasza firma zalicza się do podmiotów objętych takim zwolnieniem.
Formularz VAT-R należy złożyć w urzędzie skarbowym, właściwym dla miejsca prowadzenia działalności, następnie urząd skarbowy wystawia potwierdzenie rejestracji jako podatnika VAT
Do niedawna taka operacja wymagała opłaty skarbowej w wysokości 170 zł, co przeczyło idei bezpłatnego założenia firmy. Jednak od początku roku 2015 opłata ta została zniesiona i zarejestrowanie się jako podatnik VAT jest obecnie bezpłatne.
Będąc jeszcze w urzędzie skarbowym, warto się zastanowić, czy będziemy współpracować z podmiotami z Unii Europejskiej. Przykładowo, będziemy chcieli zakupić coś do firmy za granicą lub wykupić subskrypcję oprogramowania np. pakietu Adobe, na który otrzymamy fakturę z Irlandii. Wówczas będziemy musieli zarejestrować się jako podatnik VAT UE. To również dokonujemy poprzez formularz VAT-R, dlatego najlepiej zrobić to od razu przy rejestracji jako zwykły płatnik VAT.
4. Księgowość w firmie
Wypełniając wniosek w CEIDG, będziemy zobowiązani także do wskazania, kto będzie prowadził nasze księgi rachunkowe. Istnieje również opcja dla przedsiębiorców odważnych i zaradnych, czyli samodzielne prowadzenie dokumentacji finansowej.
Niezależnie od tego, jaką formę opodatkowania wybraliśmy, czeka nas trochę pracy, jeżeli chcemy samodzielnie prowadzić nasze “księgi”. Musimy być stale na bieżąco z obowiązującymi przepisami prawa, znać zasady rozliczania kosztów, potrafić wypełniać miesięczne oraz roczne deklaracje. O ile przy dwóch, trzech fakturach miesięcznie nie będzie to ogromna ilość pracy, to przy większych ilościach ten czas się wydłuży. Należy sobie zadać pytanie, czy nie lepiej poświęcić ten czas na rozwój firmy. Dodatkowo, w razie pomyłki odwracanie wszystkiego może nam zająć sporo czasu.
Jeżeli nie mamy funduszy,by skorzystać z usług biura rachunkowego, to obecnie istnieje możliwość wyboru internetowej księgowości, która jest relatywnie tańsza. Rozwiązania te są coraz popularniejsze i z roku na rok zwiększa się liczba przedsiębiorców korzystających z tej formy prowadzenia księgowości.
5. Konto bankowe i pieczątka
W polskim prawie nie istnieje zapis zobowiązujący przedsiębiorcę do posiadania osobnego konta bankowego i pieczątki firmowej, jednak ich posiadanie jest wskazane.
Po pierwsze, nie są to duże koszty. Założenie konta najczęściej jest darmowe, a koszty jego utrzymania również nie należą do wysokich. Dodatkowo, banki często oferują przeróżne promocje, aby zachęcić firmy do założenia u nich konta. Wyrobienie pieczątki również nie kosztuje wiele, a może ona przydać się nam w przyszłości.
Po drugie, niektóre instytucje lub firmy mogą wymagać pieczęci do sfinalizowania transakcji, podbicia faktury, umowy itp. Paradoksem tutaj może być fakt, że czasem banki wymagają pieczątki do założenia konta firmowego. Dlatego warto w pierwszej kolejności wyrobić pieczątkę, a następnie założyć konto. Należy nadmienić, że do wyrobienia pieczątki będziemy mogli potrzebować potwierdzenia nadania numeru REGON, dlatego warto zabrać go ze sobą, na wszelki wypadek.
Po trzecie – wygoda. Posiadając odrębny rachunek bankowy, rozliczanie się z klientami, ZUS-em i Urzędem Skarbowym będzie wygodniejsze. Wydatki i wpływy firmowe nie będą się nam mieszały z prywatnymi i w razie kontroli wszystko będzie czarno na białym.
6. Kilka rzeczy, o których warto pamiętać
Obecnie założenie firmy to bardzo prosta formalność. Dlatego po wyjściu z ostatniego urzędu, możemy jeszcze nie dowierzać, że właśnie staliśmy się przedsiębiorcą. Teraz jedynie musimy zapoznać się z podstawowymi obowiązkami oraz terminami, których należy regularnie dotrzymywać.
- Jeżeli do rozliczania księgowości będziemy używać księgi przychodów i rozchodów, musimy powiadomić o tym urząd skarbowy, w terminie 20 dni od dnia jej założenia. Oczywiście, jeżeli powierzamy nasze finanse firmie księgowej, to ona dopełni tej formalności (choć warto się upewnić).
- Należy pamiętać, że mamy 7 dni na uaktualnienie wpisu w CEIDG od daty zaistnienia zmian w naszej firmie. Wpis aktualizacyjny dokonuje również zmian w innych urzędach jak ZUS czy urząd skarbowy. Jednak gdy jesteśmy vatowcem, będziemy musieli udać się jednak do urzędu skarbowego, aby zaktualizować dane również tam, poprzez formularz VAT-R.
- Warto również zapamiętać terminy płatności podatków, składek oraz składania deklaracji, które od teraz staną się dla nas święte.
- Dobrym pomysłem jest założenie profilu zaufanego (podpis elektroniczny) w tym samym dniu (lub nawet wcześniej), ponieważ będzie on niezwykle przydatny przy załatwianiu wszelkich urzędowych spraw.
- Jeżeli Twoja działalność będzie wymagała dodatkowych zezwoleń, licencji lub koncesji, to należy jeszcze zadbać o ich uzyskanie.
Uwaga na sam koniec. Będąc świeżo upieczonym przedsiębiorcą, możesz spodziewać się “dziwnego listu”. Spora część nowych przedsiębiorców otrzymuje niepokojący list, informujący o wymaganej opłacie za wpis do rejestru przedsiębiorców w kwocie kilkuset złotych, oraz że brak wpisu będzie skutkował usunięciem firmy z rejestru. Uwaga! Jest to zwyczajne oszustwo. Przyglądając się listowi bliżej, można dostrzec różnice w nazwie rejestru w stosunku do tego prawdziwego oraz zapisy, które tak naprawdę nic nie znaczą.